國考班導小妹

(圖片引自 Pixabay )

「艾森豪矩陣」以重要、緊急判斷現在該做什麼為原則，幫你排出處理事情的優先順序，以下就教你如何畫出個人專屬的艾森豪矩陣。

將事情確實分類，排出優先順序

「艾森豪矩陣」（Eisenhower Matrix） 是一種與時間管理有關的思考工具，又稱為「艾森豪原則」或「優先矩陣」（Prioritization Matrix），據說其由來與美國第34 任總統德懷特‧ 艾森豪（Dwight D. Eisenhower）有關。

艾森豪總統有一套一絲不茍、強力貫徹的處理事情優先順序原則，在他的觀念中，「永遠」要優先處理最重要與最急迫的軍事任務，其他都可以暫時擱著，等待後續處理；後來有人將他這個概念延伸，創造了一種依事情的重要性（important）與急迫性（urgent）加以分類的3×3表格，並以「艾森豪」來命名。在一般應用，則多利用X、Y軸的概念，轉換成4象限的模式，更簡便直接。

艾森豪矩陣屬於工作分類的概念，相當方便上手，在還沒有處理事情前，先將事情依重要性與急迫性的程度分為4類：

A：具重要性又很緊急的案子
B：重要但不是很迫切的任務
C：雖不重要但很緊急的事件
D：既不重要也不急迫的工作

運用的方法，是在畫出表格後，將手上的工作事項依輕重緩急，一一填入相對應的方格或象限中。事情是否緊急，要看你所處的時間（所剩時間）而定，即在這個期限內，它是否必須完成；如果能及早準備，就能把緊急變成不緊急（因為已經先準備好了）。至於事情重要與否，是與其他各項比較的相對結果。

判斷事情的輕重緩急時，也可以參考下列分類原則：

1. 工作依時間軸可區分為「想做」（準備做）與「固定要做」（常態性）兩類：前者是目前不必進行，但未來須撥出一段時間處理，後者是當下正在進行或即將處理的工作。

2. 有些事情屬於可一次解決的「單點式」工作，有些則屬於要分不同階段才能完成的「延續性」工作：前者如「到ATM匯款」，後者如「籌備婚宴事宜」等。

整理時，建議將以上4類工作（想做／固定要做／單點式／延續性）的性質區分清楚，並以不同記號或螢光筆標示。這樣一來，在看這張表單時會更有靈感與想法，進而懂得如何調度、分配資源，也更有效率。

對於這4類工作，也應採取不同的應對態度，處理原則是：要優先處理的A組應占少數，但這些事項對整體工作安排影響重大，如果不立即進行，而先處理B、C、D組的事情，不僅沒有幫助，A組的工作也會如影隨形地跟著你，牽制住你對整體的布局與決策思考能力。


以上資料節錄引自：中央社 http://www.cna.com.tw/news/ahel/201803015005-1.aspx